Pożyczając komuś pieniądze lub przeprowadzając z kimś transakcję, zwykle oczekujemy, że dana osoba albo odda pieniądze w wyznaczonym terminie, albo zapłaci za towar lub usługę w określonym czasie. Niestety, nie zawsze jest tak kolorowo.
Bywają w życiu takie sytuacje, kiedy jako wierzyciele nie dostajemy należności. Co robić? Z pomocą przychodzi wezwanie do zapłaty
Jak sporządzić wezwanie do zapłaty?
Zacznijmy przede wszystkim od tego, że nie istnieje żaden prawny przepis, który narzuca konkretny wzór tego dokumentu. W związku z tym nie ma żadnych przeciwwskazań, aby napisać go samodzielne.
Warto jednak wiedzieć, że pismo to musi zawierać w sobie pewne, niezbędne elementy.
Obowiązkowe elementy
Aby jak najpoprawniej skonstruować wezwanie do zapłaty, nie wolno zapominać o kilku istotnych elementach, a są nimi:
- miejsce oraz data sporządzenia wezwania,
- określenie stron (dłużnik i wierzyciel) i ich dane,
- dane dłużnika i dane wierzyciela,
- podstawa prawna, z której wynika zadłużenie (np. niezapłacona faktura),
- kwota zadłużenia,
- termin płatności,
- czytelny i własnoręczny podpis osoby sporządzającej pismo.
Opcjonalne elementy
Można również uwzględnić dodatkowe elementy, które, co ważne, nie są niezbędne w tego typu piśmie. Należą do nich:
- załączniki, czyli np. kopia nieuregulowanej faktury,
- wartość naliczonych odsetek za opóźnienie w płatności,
- wartość rekompensaty za windykację, jeśli ją naliczono,
- numer konta (zwykle umieszcza się go na fakturze),
- konsekwencje nieuregulowania przez dłużnika należności,
- propozycja rozłożenia długu na raty.
Ważne jest także o zachowaniu formalności wypowiedzi oraz stanowczej i zdecydowanej narracji. Aby wzbudzić jeszcze większy respekt u dłużnika, niektórzy wykorzystują czerwone elementy, np. w tekście.
Jak przekazać dłużnikowi wezwanie do zapłaty?
Mając już przygotowany dokument, pozostaje już tylko dostarczyć go do dłużnika. Tak naprawdę możesz to zrobić na kilka różnych sposobów.
- poczta tradycyjna (list polecony, najlepiej za potwierdzeniem odbioru),
- SMS,
- poczta elektroniczna (e-mail),
- komunikat głosowy.